Raus aus dem Datenchaos

von Martin Bayer (COMPUTERWOCHE-Redakteur)

Master-Data-Management sorgt für den Durchblick

Wer die richtigen Business-Entscheidungen treffen will, braucht valide Stammdaten. Doch damit haben etliche Firmen so ihre Schwierigkeiten. Fehlende oder falsche Daten stellen ganze IT-Projekte in Frage. 

Thomas Horst Müller - Thomas H. Mueller - Herr T. Müller: drei verschiedene Schreibweisen, aber ein und derselbe Kunde, was die Informationssysteme mancher Unternehmen nicht erkennen würden. Bedenkt man weiter, dass zu den Kundendaten auch noch Adress- und Kontaktinformationen wie Telefon-, Fax- und Handy-Nummer kommen, die ebenfalls in verschiedenen Schreibvariationen - von Falscheingaben einmal ganz zu schweigen - in den Datensilos landen können, bekommt man eine Ahnung davon, welches Datenchaos mancherorts herrschen muss. Neben den Kundendaten gibt es Unmengen weiterer Informationen, die geordnet werden wollen: Daten zu Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten, Produkten, um nur einige Beispiele zu nennen.

Unordnung kann teuer werden

Wer nicht auf Ordnung in der Datenbasis achtet, muss negative Folgen für sein Business fürchten - beispielsweise wenn Lieferungen oder Rechnungen beim falschen Adressaten oder gar nicht ankommen oder wenn gegen Compliance-Regeln verstoßen wird. Solche Pannen können die betroffenen Firmen teuer zu stehen kommen. Außerdem schadet die Unordnung im eigenen Datenbestand den Firmen auch in anderer Hinsicht. Angesichts der immer komplexer werdenden Märkte muss das Management schnell Entscheidungen treffen können, um das Geschäft auf dem richtigen Kurs zu halten. Doch für eine sichere Entscheidungsgrundlage braucht es eine valide, belastbare und saubere Datenbasis. Ist die nicht gegeben, drohen Fehlentscheidungen, die in letzter Konsequenz das gesamte Unternehmen in Schieflage bringen können.

Um das zu verhindern, kümmern sich immer mehr Unternehmen im Rahmen eines Master-Data-Managements (MDM) um die Ordnung ihrer Datenbestände. "Stammdaten guter Qualität sind eine Vor-aussetzung für die Leistungsfähigkeit von Unternehmen", heißt es in einer Arbeit des Instituts für Wirtschaftsinformatik an der Universität St. Gallen. Auf Geschäftstreiber wie das Einhalten gesetzlicher Auflagen, ein integriertes Kunden-Management und effektives Berichtswesen sowie die Harmonisierung von Geschäftsprozessen könnten Unternehmen nicht reagieren, wenn ihre Stammdaten inkonsistent, unvollständig, veraltet, unkorrekt oder schlicht nicht verfügbar seien. Doch trotz dieser großen betriebswirtschaftlichen Bedeutung fristet das Stammdaten-Management nach Einschätzung der Experten aus der Schweiz in vielen Firmen nach wie vor ein Schattendasein. Das hat verschiedene Gründe:

• Stammdaten zu bewirtschaften und zu organisieren wird häufig nicht als eigenständige Management-Aufgabe interpretiert. Ein Prozessverantwortlicher beispielsweise wird sich in erster Linie um die Stammdaten kümmern, die im von ihm verantworteten Geschäftsablauf eine Rolle spielen. Die Tatsache, dass andere Prozesse die gleichen Daten verwenden und häufig sogar ändern, liegt außerhalb seines Sichtfelds. Der Verantwortliche eines Anwendungssystems wiederum sieht Stammdaten nur innerhalb der Grenzen seiner Appikation. Dass auch andere Programme Stammdaten verwalten, hat er oft nicht in den Blick gefasst.
   
• Master-Data-Management (MDM) ist komplex. Die meisten Stammdaten werden überall im gesamten Unternehmen verwendet. Einzelne Stammdatenklassen stehen in Beziehung zu verschiedenen Sparten, Funktionen, Prozessen und Standorten eines Unternehmens. Dieses Beziehungsgeflecht zu überblicken und zu durchdringen erfordert viel Erfahrung. Häufig gibt es nicht viele Personen, die über ausreichendes Know-how und die kommunikativen Fähigkeiten verfügen, um das Stammdaten-Management den verschiedenen Abteilungen und Entscheidungsträgern im Unternehmen zu vermitteln.
   
• Stammdaten-Management kann weder allein von der IT-Abteilung noch allein von den einzelnen Fachbereichen betrieben werden. Auf der einen Seite können nur Experten mit fachlichem Sachverstand die Bedeutung der einzelnen Informationsobjekte wie Lieferanten, Kunden und Materia-lien inklusive der damit zusammenhängenden beschreibenden Merkmale für das Unternehmen beurteilen. Auf der anderen Seite bilden Anwendungssysteme diese Informationen in Stammdatenobjekten technisch ab. Das wiederum können nur Experten mit informationstechnischer Ausbildung planen, konstruieren und betreiben.

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